Viele IT-Freiberufler kombinieren individuelle Softwareentwicklung mit dem Vertrieb standardisierter Software oder SaaS-Produkten. In solchen Fällen kann neben der freiberuflichen auch eine gewerbliche Tätigkeit entstehen.

Freiberuflich ist die Tätigkeit, wenn die Arbeit eigenverantwortlich, kreativ und ingenieurähnlich erfolgt – also z. B. die Entwicklung kundenspezifischer Softwarelösungen.
Sobald jedoch Standard-Software, Lizenzen oder wiederkehrende Nutzungsrechte an eine Vielzahl von Kunden vertrieben werden, liegt regelmäßig Gewerblichkeit vor.

Wichtig: Beide Tätigkeiten können nebeneinander bestehen, müssen jedoch buchhalterisch getrennt werden, um eine Gewerbesteuerpflicht der gesamten Einkünfte zu vermeiden (Stichwort: Abfärberegelung nach § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG).
Eine klare Trennung von Projekten, Verträgen und Abrechnung ist daher entscheidend, um die freiberuflichen Einkünfte zu schützen.

Softwareentwicklung führt häufig zu immateriellen Wirtschaftsgütern, deren Bilanzierungspflicht von der Entwicklungsphase abhängt.
Nach § 255 Abs. 2a HGB gilt:

• In der Forschungsphase entstehende Kosten sind sofort als Aufwand zu erfassen.

• In der Entwicklungsphase dürfen selbst erstellte immaterielle Vermögensgegenstände aktiviert werden, wenn ein klar abgrenzbares, technisch realisierbares Produkt entsteht.

Aktivierte Entwicklungskosten erhöhen den Gewinn des Aktivierungsjahres, werden aber über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Steuerlich ist die Aktivierung freiwillig, handelsrechtlich jedoch bei Kapitalgesellschaften verpflichtend.

Tipp: Projekte sollten frühzeitig in Forschungs- und Entwicklungsphasen unterteilt werden. So lassen sich die steuerlichen Vorteile (z. B. Forschungszulage) gezielt nutzen und Bilanzierungsrisiken vermeiden.

Beim Verkauf von Apps ins Ausland kommt es steuerlich entscheidend darauf an, an wen und wohin verkauft wird. Maßgeblich ist, ob der Käufer ein Unternehmer (B2B) oder ein Privatkunde (B2C) ist, und in welchem Land sich dieser befindet.

• B2B-Verkäufe (an Unternehmen im Ausland): Die Leistung gilt in der Regel als am Sitz des Leistungsempfängers erbracht. Der Verkauf ist somit in Deutschland umsatzsteuerfrei, wenn der ausländische Unternehmer eine gültige USt-IdNr. besitzt. Die Umsatzsteuer schuldet dann der Empfänger im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens.

• B2C-Verkäufe (an Privatkunden im Ausland): Hier gilt das Prinzip der Ort-der-Leistung-im Wohnsitzstaat des Kunden. Bei digitalen Leistungen – also auch App-Verkäufen – müssen Sie daher die Umsatzsteuer des jeweiligen Verbrauchslandes anwenden und über das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) an das Bundeszentralamt für Steuern melden.

• Verkäufe über Plattformen (z. B. Apple App Store, Google Play): Häufig übernimmt die Plattform die Abführung der Umsatzsteuer. In diesen Fällen gilt die Plattform umsatzsteuerlich als Wiederverkäufer, und der App-Entwickler erhält den Nettoumsatz.

Für SaaS- und App-Entwickler ist es daher besonders wichtig, die Vertriebswege und Kundengruppen sauber zu dokumentieren und die OSS-Registrierung zu prüfen, um Doppelbesteuerung oder falsche Steuersätze zu vermeiden.

Bei SaaS-Geschäftsmodellen (Software as a Service) entstehen regelmäßig wiederkehrende Umsätze – etwa durch monatliche oder jährliche Abonnements.
Umsatzsteuerlich gilt die SaaS-Leistung als elektronisch erbrachte Dienstleistung, deren Leistungsort beim Kunden liegt. Das bedeutet:

• Bei Unternehmenskunden im EU-Ausland (B2B) greift das Reverse-Charge-Verfahren, der Umsatz ist in Deutschland steuerfrei.

• Bei Privatkunden (B2C) im EU-Ausland muss die Umsatzsteuer des Verbrauchslandes über das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) erklärt werden.

Ertragsteuerlich sind SaaS-Einnahmen in dem Zeitraum zu erfassen, in dem die Leistung tatsächlich erbracht wird – nicht bei Zahlungseingang. Bei Jahresabos sind die Umsätze daher zeitlich abzugrenzen.
Eine ordnungsgemäße Vertrags- und Leistungsdokumentation erleichtert die korrekte steuerliche Behandlung erheblich und ist insbesondere bei laufenden Abo-Modellen essenziell.