E-Rechnungspflicht 2027: Was sich ändert und was Unternehmen jetzt tun müssen
Die E-Rechnung wird für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Der nächste Stichtag ist der 1. Januar 2027, der letzte der 1. Januar 2028.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den ein Programm direkt auslesen kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine einfache PDF per E-Mail ist deshalb keine E-Rechnung. In Deutschland üblich sind zwei Formate: die XRechnung, eine reine Datendatei, und ZUGFeRD, eine lesbare PDF mit eingebettetem Datensatz. Erkennbar ist eine E-Rechnung an der XML-Datei, dem maschinenlesbaren Datensatz: Bei der XRechnung ist sie die Rechnung selbst, bei ZUGFeRD steckt sie in der PDF. Der Ablauf: Ihre Software erstellt die Rechnung als Datensatz, und Sie senden sie zum Beispiel per E-Mail. Der Empfänger liest sie mit seiner Software ein, prüft sie und bewahrt den Datensatz auf. Rechnungen lassen sich so ohne Abtippen buchen und prüfen; dafür passen Sie Software und Abläufe einmal an.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Umstellung auf die E-Rechnung läuft in drei Stufen: 2025, 2027 und 2028.
Seit 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ab 1. Januar 2028
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, bis auf wenige Ausnahmen.
Bis dahin gelten Übergangsfristen. Im Jahr 2026 dürfen noch alle Unternehmen Papierrechnungen schreiben oder, wenn der Empfänger einverstanden ist, PDF-Rechnungen per E-Mail. Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen das bis Ende 2027. Manche Unternehmen rechnen schon über EDI ab, also über einen fest vereinbarten Datenaustausch zwischen ihren Systemen. Sie dürfen das mit Zustimmung ihrer Geschäftspartner bis Ende 2027 fortsetzen. Die Fristen stehen im Gesetz und gelten unverändert (Stand: 19. Oktober 2026).
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland, nicht an Privatpersonen. Sie gilt für jede Rechtsform, auch für Freiberufler-Praxen, GbR und Einzelunternehmen, sobald sie Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Die Regeln stehen im Umsatzsteuergesetz (UStG) und gelten bundesweit einheitlich.
Für die Grenze von 800.000 Euro zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres, für 2027 also der Umsatz aus 2026.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Ausgenommen sind:
- Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro
- Fahrausweise
- Rechnungen von Kleinunternehmern, also von Unternehmen, die wegen ihres geringen Umsatzes keine Umsatzsteuer ausweisen
Diese Rechnungen dürfen weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF gehen. Für steuerfreie Umsätze, etwa die Heilbehandlungen von Ärztinnen und Ärzten (§ 4 Nr. 14 UStG), besteht keine Pflicht zur Rechnung und damit auch keine zur E-Rechnung. Empfangen müssen E-Rechnungen aber alle Unternehmen, auch die ausgenommenen.
Rechtliche Stolpersteine bei der E-Rechnung
Vorsteuerabzug bei fehlerhafter E-Rechnung
Als Empfänger einer Rechnung geht es für Sie zuerst um die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen, die Sie sich vom Finanzamt zurückholen. Fehlt in einer E-Rechnung eine Pflichtangabe oder stimmt sie nicht, etwa der Steuersatz, ist der Vorsteuerabzug gefährdet, bis die Rechnung berichtigt ist. Bei einer Rechnung über 119 Euro sind das die 19 Euro Umsatzsteuer. Ein Prüfprogramm hilft, ersetzt aber nicht die eigene Prüfung: Einen falschen Steuersatz meldet es nicht, wenn die Datei technisch stimmt.
Wenn PDF und Datensatz abweichen
Bei ZUGFeRD steckt die Rechnung zweimal in einer Datei, als PDF und als Datensatz. Maßgeblich ist der Datensatz, so steht es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass, der Verwaltungsanweisung für die Finanzämter (Abschnitt 14.4 Abs. 3). Weichen beide voneinander ab, gelten die Angaben im Datensatz, und nur aus ihm lässt sich die Vorsteuer ziehen. Wer nur die PDF ansieht, prüft womöglich die falsche Rechnung.
Aufbewahrung und Sonderformen
Von einer E-Rechnung bewahren Sie den Datensatz auf, acht Jahre lang und unverändert (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder die gespeicherte PDF-Ansicht reicht nicht. Auch Gutschriften, Abschlags- und Sammelrechnungen und Korrekturen stellen Sie als E-Rechnung aus.
Wenn trotz Pflicht keine E-Rechnung kommt
Stellt ein Unternehmen trotz Pflicht keine E-Rechnung aus, sondern eine Papier- oder PDF-Rechnung, ist diese Rechnung nicht ordnungsgemäß. Der Kunde kann eine korrekte E-Rechnung verlangen, und sein Vorsteuerabzug ist nicht gesichert, bis eine E-Rechnung die ursprüngliche Rechnung berichtigt.
Wo die E-Rechnung geregelt ist
Die Pflicht beruht auf dem Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG ab 2025 neu gefasst hat. Die EU hat diese Abweichung vom gemeinsamen Mehrwertsteuerrecht mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2024/2286 erlaubt (Art. 218 und 232 MwStSystRL). Die Übergangsfristen bis Ende 2027 stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
Technische Stolpersteine bei der E-Rechnung
Technisch beginnt die Umstellung auf die E-Rechnung mit der Frage, welches Format zu Ihren Kunden, Lieferanten und Ihrer Rechnungssoftware passt. Beim Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, eine XRechnung braucht aber ein Programm, das sie lesbar anzeigt. Prüfen Sie eingehende Rechnungen im Unternehmen, bevor Sie bezahlen.
Prüfen Sie Ihre E-Rechnung direkt hier.
Der E-Rechnungsviewer zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar an und prüft, ob die Pflichtangaben vorhanden sind. Ihre Datei wird dabei nicht hochgeladen.
Rechnungen über die Grenze
Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen in Deutschland ansässig sind. Bei Rechnungen ins oder aus dem Ausland gelten andere Regeln, und andere Länder haben eigene Vorgaben zur E-Rechnung. Wer über die Grenze abrechnet, braucht die Regeln beider Seiten. Steuerfragen über die Grenze sind der Schwerpunkt von IStB.
Ihr Fahrplan bis zum Stichtag
Gehen Sie bei der Umstellung in dieser Reihenfolge vor.
- 1Klären Sie, ab wann die Pflicht für Sie gilt, und stellen Sie den Empfang sicher, denn der gilt schon heute.
- 2Stimmen Sie das Format mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern ab und prüfen Sie, ob Ihre Software es erzeugen kann.
- 3Legen Sie fest, wer eingehende Rechnungen vor der Zahlung prüft und wie sie aufbewahrt werden.
- 4Zum Schluss informieren Sie Kunden und Lieferanten.
Unternehmen über der Umsatzgrenze brauchen das bis Ende 2026, alle anderen bis Ende 2027.
Wir begleiten Sie bei der Umstellung bis zum Stichtag.
Mit IStB pünktlich zur E-Rechnung
Das Ziel der Umstellung: Ab dem Stichtag geht jede Ihrer Rechnungen im vorgeschriebenen Format hinaus, und keine Vorsteuer geht wegen einer fehlerhaften Eingangsrechnung verloren. IStB Internationale Steuerberatung Schulz begleitet Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Gemeinsam klären wir, ab wann die Pflicht für Sie gilt, welches Format passt und wie Sie eingehende Rechnungen vor der Zahlung prüfen. So sind Sie vor dem Stichtag fertig. Danach prüfen wir auf Wunsch Ihre Eingangsrechnungen laufend in der Finanzbuchhaltung.
So läuft der Weg zu uns: Sie schildern uns Ihre Lage kurz. Wir melden uns mit Terminvorschlägen. Im Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen umzustellen ist, in unserer Kanzlei am Kurfürstendamm 184 in Berlin oder per Video. Das Erstgespräch ist kostenpflichtig. IStB trägt seit 2020 durchgehend das Siegel Digitale DATEV Kanzlei, zuletzt für 2026.
Ihre Ansprechpartner
Fragen zum Thema „E-Rechnung“ vorab beantwortet
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Wie lange sind PDF- und Papierrechnungen im B2B-Geschäft noch erlaubt?
Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen, ein einfaches PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 im inländischen B2B-Geschäft für niemanden mehr. Bis dahin bleiben PDF- und Papierrechnungen solcher Absender auch in Ihrer Buchhaltung zulässig.
Ausgenommen sind etwa Rechnungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Was passiert, wenn mein Unternehmen keine E-Rechnung ausstellt, obwohl es muss?
Dann stellen Sie keine ordnungsgemäße Rechnung aus, und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden ist gefährdet. Verloren ist er dadurch nicht automatisch: Eine korrekte E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist, kann ihn rückwirkend sichern. Wer die Pflicht vorsätzlich oder leichtfertig verletzt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Planen Sie die Umstellung deshalb rechtzeitig in Fakturierung und Buchhaltung ein.
Wer ist von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit?
Keine E-Rechnung brauchen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und Rechnungen an Privatpersonen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können muss sie aber jedes Unternehmen, auch Freiberufler und Einzelunternehmer.
Was braucht mein Unternehmen, um E-Rechnungen zu empfangen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne Übergangsfrist. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, ein eigenes Rechnungspostfach ist nicht nötig. Zum Lesen und Prüfen der XML-Daten brauchen Sie eine geeignete Software oder ein Anzeigeprogramm für E-Rechnungen. Aufbewahren müssen Sie die E-Rechnung im Originalformat nach den GoBD (Vorgaben der Finanzverwaltung für die digitale Buchführung). Eine automatische Verarbeitung in der Buchhaltung schreibt das Gesetz nicht vor.
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